Team building che il team non odia: cosa mettere al posto della cena aziendale_

Perché la cena e l’escape room non lasciano niente?

Una cena fatta bene non è un errore: tiene insieme, dice grazie, e ogni tanto serve esattamente quello. Il problema nasce quando le si chiede di cambiare qualcosa nel modo in cui le persone lavorano, perché per quello non è costruita.

Il motivo è semplice: non chiede niente a chi partecipa. Ci si siede, si mangia, si torna. Chi è timido resta timido, chi parla sempre parla anche lì, e i tavoli si formano per reparto, esattamente come i corridoi dell’ufficio.

Le attività a squadre comprate a catalogo hanno lo stesso limite quando restano staccate dal lavoro. La squadra vince la gara, ride, e la settimana dopo il flusso fra magazzino e amministrazione è quello di prima.

Il segno per capirlo è il racconto della settimana dopo. Se dopo sette giorni qualcuno ne parla ancora, e ne parla per qualcosa che ha detto o fatto un collega, la giornata ha lasciato qualcosa. Se il ricordo più forte è il posto, era una bella cena.

Il pezzo che manca quasi sempre è una richiesta. Le persone si ricordano quello che hanno fatto, non quello a cui hanno assistito.

Cosa deve restare, la settimana dopo?

Prima di scegliere il formato, la sede e la data, conviene rispondere a una domanda: la settimana dopo, cosa deve essere diverso.

La risposta va scritta in una riga, e deve essere una cosa che si può vedere. «Più collaborazione fra reparti» non si vede. «Il magazzino e l’amministrazione hanno una regola condivisa su come si gestiscono gli ordini urgenti» si vede.

Tre esempi di cose che restano davvero: un elenco di persone che adesso si chiamano per nome e si scrivono direttamente invece di passare dai capi; una regola scritta su un punto di attrito che le squadre hanno risolto insieme in giornata; il modo in cui il team racconta l’azienda, quando la storia è stata raccontata dalle persone e non dalle slide della direzione.

La domanda serve anche a dire di no. Se nessuno sa rispondere, l’evento che state organizzando è una festa, e allora si organizza come una festa, si spende meno e si evita di chiedergli quello che non può dare.

Un’ultima cosa, che vale per qualunque formato: una cosa che deve cominciare la settimana dopo, con un nome accanto. Senza quella, anche la giornata migliore si scarica in quindici giorni.

Storie vere: perché funzionano

Il formato che usiamo più spesso è questo: ogni persona prepara una storia vera della propria vita e la racconta in sei minuti, la sera, davanti agli altri, con la preparazione fatta insieme durante la giornata.

Funziona per un motivo che si vede in sala. Si ascolta un collega raccontare qualcosa di suo, e quella persona smette di essere il ruolo che occupa in organigramma. Il responsabile di produzione che nessuno capiva diventa qualcuno che ha traslocato tre volte prima dei vent’anni, e la settimana dopo gli si scrive in un altro modo.

La preparazione è metà del valore: scegliere cosa raccontare, tagliare, provare davanti a due colleghi. È anche un esercizio di comunicazione che poi torna utile in riunione, e chi ha paura di parlare in pubblico lo affronta in una situazione dove nessuno lo valuta.

Quello che serve garantire è la scelta: nessuno viene chiamato a sorpresa, ognuno decide cosa raccontare e fin dove arrivare. Le confessioni forzate ottengono il contrario di quello che si cerca.

Come misura, una serata così regge da otto a quaranta persone in tre o quattro ore. Sotto le otto è una conversazione fra amici, e conviene un’altra forma.

Sfide di squadra su un problema vero

L’altra strada è mettere le persone a lavorare su un problema dell’azienda, in squadre composte apposta perché nessuna sia fatta di un solo reparto.

La sfida deve essere vera e piccola abbastanza da starci dentro in una giornata: come si accoglie un cliente nuovo nelle prime due settimane, come si passa un ordine urgente senza telefonate, come si prepara un’offerta quando mancano i dati. Sono le cose di cui ci si lamenta in corridoio.

Le squadre lavorano in parallelo, con un tempo stretto, e alla fine presentano. La presentazione davanti agli altri è la parte che alza la qualità: una squadra che sa di dover mostrare il proprio lavoro smette di fare conversazione e comincia a decidere.

Quello che si porta a casa sono due o tre proposte con un responsabile accanto, e quasi sempre una di queste è già pronta da provare la settimana dopo. Vanno raccolte prima che finisca la giornata: se le si lascia sui cartelloni, restano sui cartelloni.

Un workshop così regge da otto a trenta persone, in una giornata o più, divise in squadre. Sopra le trenta conviene spezzare in due sessioni: le squadre troppo numerose lasciano indietro le persone più silenziose, che di solito sono quelle che il problema lo conoscono meglio.

E con un team in conflitto?

È il caso in cui questi formati servono di più, ed è anche quello in cui vengono proposti di meno, per paura che la giornata finisca male.

Quello che funziona è far lavorare insieme su qualcosa di concreto chi di solito si evita. Il conflitto fra due reparti in genere non nasce dalle persone: nasce da un passaggio di lavoro fatto male, che da anni costa tempo a entrambi e che nessuno ha mai messo su un tavolo.

Da evitare, con un gruppo così: i giochi di ruolo in cui si recita la parte dell’altro, le sessioni in cui si chiede di dire in cerchio cosa non va, qualunque cosa somigli a una terapia di gruppo. Con un conflitto aperto si ottiene silenzio, oppure si ottiene troppo e nessuno sa dove metterlo.

La preparazione conta più che altrove. Servono due o tre conversazioni prima, separate, per capire dove sta davvero l’attrito, e una regola detta all’inizio della giornata: si parla di come lavoriamo, non di chi ha sbagliato.

Il risultato onesto da aspettarsi è questo: il conflitto non sparisce in una sera, e il giorno dopo ci si parla. Da lì in poi serve che qualcuno tenga il punto nelle settimane successive, altrimenti si torna al corridoio.

Cosa costa, e da cosa dipende

Il costo di una giornata così si compone di quattro voci, e il catering è la meno interessante.

▸ Quante persone: influisce sul numero di facilitatori, sugli spazi e sul tempo delle presentazioni finali.

▸ Quanto dura: una serata, una giornata, due giorni con il pernottamento. Il salto vero è fra la giornata e i due giorni, per via della sede e dei viaggi.

▸ Dove si fa: la vostra sede costa meno e ha il difetto che le persone escono a rispondere alle mail. Un posto fuori costa di più e tiene il gruppo.

▸ Quanta produzione serve: microfoni, luci, riprese, materiali. Su una serata di racconti il minimo è poco; su una convention con il palco si sale in fretta.

Un pezzo che chiediamo sempre di mettere a budget è il seguito: la mezza giornata a distanza di qualche settimana in cui si guarda cosa è successo delle cose decise. Costa poco rispetto al resto, ed è quello che separa un evento riuscito da un evento che ha cambiato qualcosa.

Se ci scrivi con numero di persone, date possibili e cosa deve restare, ti mandiamo un preventivo entro due giorni lavorativi.